Σάββατο, 21 Δεκεμβρίου 2013

Είναι νόμιμη η χρήση ΤΠΕ για τη διαχείριση των απουσιών;

Με αφορμή ερώτηση σχετικά με τη νομιμότητα της χρήσης του Απουσιολόγου ως εργαλείο υποβοήθησης του έργου του υπεύθυνου καθηγητή τμήματος έγινε μία μικρή μελέτη στη σχετική νομοθεσία. Το αποτέλεσμα δίνεται παρακάτω. Παρότι ο τίλος αναφέρεται γενικά στις ΤΠΕ το άρθρο γράφτηκε για εφαρμογές όπως ο Απουσιολόγος και όχι για το myschool για το οποίο δίνεται μία μικρή σημείωση στο τέλος του κειμένου.

Είναι φανερό πως ότι αφορά τους μαθητές (στοιχεία επικοινωνίας, βαθμοί, απουσίες) είναι προσωπικά τους δεδομένα. Ανακύπτει με φυσικό τρόπο το ερώτημα σχετικά με τη νομιμότητα ή μη της ηλεκτρονικής διαχείρισης αυτών των προσωπικών δεδομένων, δηλαδή εν προκειμένου για τη χρήση του Απουσιολόγου για την έκδοση των ενημερωτικών επιστολών.

Η ενέργεια αυτή αναλύεται σε τρεις επιμέρους ενέργειες:

1. την καταγραφή των απουσιών σε ηλεκτρονική μορφή.
2. την διαχείριση των απουσιών με απλές πράξεις.
3. την σύνταξη και εκτύπωση της επιστολής.

άρα η νομιμότητα της διαδικασίας εξαρτάται και ορίζεται από τη νομιμότητα κάθε μίας από αυτές.

Ως προς την καταγραφή των απουσιών τα πράγματα είναι μάλλον απλά. Ο κάθε ένας έχει δικαίωμα να πληκτρολογεί στον προσωπικό του υπολογιστή ότι θέλει χωρίς να έχει καμία υποχρέωση να πάρει άδεια για αυτό. Αν κάποιος ισχυριστεί πως δεν πρέπει να γίνεται αυτό σε υπολογιστή του σχολείου τότε προχωρούμε στους νόμους που διέπουν τη χρήση προσωπικών δεδομένων (νόμος 2472/1997), σύμφωνα με τον οποίο (Κεφ. Β, άρθρο 4), η καταγραφή των απουσιών με σκοπό την επεξεργασία τους είναι νόμιμη (συλλέγονται κατά τρόπο θεμιτό, είναι συναφή και πρόσφορα δεδομένα κλπ).

Ξεκάθαρη είναι επίσης η κατάσταση και ως προς τη σύνταξη και εκτύπωση της επιστολής καθώς υπάρχει ο νόμος περί ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (ΦΕΚ A 138/2011) ο οποίος καλύπτει απολύτως την έκδοση των επιστολών με ηλεκτρονικό τρόπο (Κεφ Ε, Άρθρο 12, παρ. 1)

"Με την επιφύλαξη ειδικών ρυθμίσεων επιτρέπεται η έκδοση διοικητικών πράξεων, η σύνταξη και τήρηση εγγράφων κάθε είδους, καθώς και η διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση αυτών μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα ή μεταξύ αυτών και των φυσικών προσώπων και Ν.Π.Ι.Δ. με χρήση ΤΠΕ.".

Άρα, εκκρεμεί η νομιμότητα της διαχείρισης των απουσιών με σκοπό την έκδοση της επιστολής. Στο σημείο αυτό προχωρούμε ξανά στη νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων. Ως προς την επεξεργασία τους ο νόμος 2472/1997, στο Κεφ. Β, άρθρο 5 αναφέρει πως η

"Επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων επιτρέπεται μόνον όταν το υποκείμενο των δεδομένων έχει δώσει τη συγκατάθεσή του"

ενώ αμέσως από κάτω αναφέρει πως επιτρέπεται και χωρίς τη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων (δηλαδή του μαθητή) όταν (μεταξύ άλλων)

"Η επεξεργασία είναι αναγκαία για την εκπλήρωση υποχρεώσεως του υπεύθυνου επεξεργασίας, η οποία επιβάλλεται από το νόμο."

Επιπλέον στο άρθρο 7Α του ίδιου νόμου αναφέρει περισσότερο καθαρά

"Ο υπεύθυνος επεξεργασίας απαλλάσσεται από την υποχρέωση γνωστοποίησης του άρθρου 6 και από την υποχρέωση λήψης άδειας του άρθρου 7 του παρόντος νόμου στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) Όταν η επεξεργασία πραγματοποιείται αποκλειστικά για σκοπούς που συνδέονται άμεσα με σχέση εργασίας ή έργου ή με παροχή υπηρεσιών στο δημόσιο τομέα και είναι αναγκαία για την εκπλήρωση υποχρέωσης που επιβάλλει ο νόμος ή για την εκτέλεση των υποχρεώσεων από τις παραπάνω σχέσεις και το υποκείμενο έχει προηγουμένως ενημερωθεί."

Τόσο στο άρθρο 5 όσο και στο άρθρο 7Α χρησιμοποιείται η λέξη "αναγκαία". Στο σημείο αυτό τίθεται το ερώτημα: Είναι αναγκαία η χρήση του Απουσιολόγου για την έκδοση των ενημερωτικών επιστολών; (δηλαδή, γιατί να μην το κάνει ο καθηγητής με το χέρι;)

Η απάντηση μπορεί να δοθεί εύκολα στα πλαίσια του ίδιου νόμου (ΦΕΚ A 138/2011) ο οποίος έχει σκοπό

"την αναγνώριση του δικαιώματος των φυσικών προσώπων και των νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου (εφεξής Ν.Π.Ι.Δ.) να επικοινωνούν και να συναλλάσσονται με τους φορείς του δημόσιου τομέα με χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ)"

Δεδομένου πως είναι απολύτως ρεαλιστικό να υποθέσουμε πως υπάρχει έστω και ένας γονέας - κηδεμόνας που υποψιάζεται τη δυνατότητα χρήσης ΤΠΕ και την προτιμά για τη διαχείριση των απουσιών του παιδιού του, η χρήση ΤΠΕ καθίσταται αναγκαία για την υπηρεσία (τη σχολική μονάδα) και ο προϊστάμενος της υπηρεσίας (δηλαδή ο διευθυντής) οφείλει να εγκαταστήσει και να χρησιμοποιεί σύστημα ΤΠΕ ενημερώνοντας απλά τους ενδιαφερόμενους γονείς/κηδεμόνες πως οι ενημερωτικές επιστολές των απουσιών των μαθητών έχει επιλεχθεί να δημιουργούνται με ΤΠΕ και ως εκ τούτου η αναγκαία διαχείριση των δεδομένων που είναι απαραίτητα για τη σύνταξη τους θα γίνεται με αυτό.

Στο κάτω κάτω της γραφής όπως αναφέρει το Κεφ. Γ, άρθρο 4, παρ. 1 του νόμου περί ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (ΦΕΚ A 138/2011)

"Οι φορείς του δημόσιου τομέα χρησιμοποιούν τις ΤΠΕ και τις υπηρεσίες και εφαρμογές ηλεκτρονικής διακυβέρνησης τηρώντας τις αρχές της νομιμότητας, της χρηστής διοίκησης και της διαφάνειας."

και είναι φανερό πως και τα τρία (νομιμότητα, χρηστή διοίκηση, διαφάνεια) στην περίπτωση του Απουσιολόγου είναι προφανή.

Σημείωση: Η αποτύπωση της σχολικής πραγματικότητας είναι δικαίωμα και υποχρέωση του Υπουργείου Παιδείας και το myschool είναι μία ενέργεια στη σωστή κατεύθυνση. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα εμφανή μειονεκτήματα.  Κατ' αρχήν στα μεγάλα σχολεία είναι πρακτικά αδύνατη η καταχώρηση των απουσιών σε ημερήσια βάση. Επιπλέον, είναι αμφισβητήσιμη η χρησιμότητα που μπορεί να έχει η καταγραφή των απουσιών των μαθητών σε απομακρυσμένο σύστημα με όλα τα μειονεκτήματα που φέρει η συνεχής εξάρτηση από το δίκτυο, τη στιγμή που το σύνολο των διοικητικών πράξεων σχετικά με τις απουσίες των μαθητών συμβαίνει στα πλαίσια του συλλόγου διδασκόντων. Τέλος, η σημαντικότητα της βάσης δεδομένων με όλα τα στοιχεία των καθηγητών και των μαθητών της χώρας που θα δημιουργηθεί θα είναι εξαιρετικά μεγάλη και η διεθνής εμπειρία δείχνει πως αργά ή γρήγορα θα υπάρξει διαρροή μέρους ή του συνόλου των στοιχείων ενώ ακόμα δεν είναι σαφές το πως θα επιτευχθεί η προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών των μαθητών και των γονέων τους από ανθρώπους χωρίς άμεση επαγγελματική σχέση μαζί τους.

Εξαγωγή απουσιών σε μορφή xls

Η δικτυακή εφαρμογή του Απουσιολόγου (http://apousiologos.mysch.gr/indexweb.php) απέκτησε δυνατότητα εξαγωγής των απουσιών κάθε ημέρας σε μορφή xls. Οι καθηγητές που χρησιμοποιούν σήμερα την εφαρμογή επιλέγοντας Εξαγωγή απουσιών σε αρχείο Excel ή csv, μπορούν να εξάγουν και να στείλουν στον υπεύθυνο του myschool το σύνολο των απουσιών για κάθε μία ημέρα μαθήματος για το τμήμα τους ώστε να περαστούν γρήγορα και εύκολα στο σύστημα.

Ενημέρωση με email για τις νέες ανακοινώσεις

Φόρμα επικοινωνίας

Όνομα

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο *

Μήνυμα *